Las empresas de e-commerce suelen depender en gran medida de los sistemas de gestión de envíos debido a su importancia crítica en la satisfacción del cliente.
Definición de los Sistemas de Gestión de Envíos
Un Sistema de Gestión de Envíos (OMS, por sus siglas en inglés) es una herramienta digital que rastrea el ciclo completo de un producto. Este sistema controla toda la información desde la recepción del pedido, pasando por la gestión del inventario, el cumplimiento de la orden y el servicio postventa. Un OMS proporciona visibilidad tanto a la empresa, con datos en tiempo real, como al cliente final, quien puede conocer la fecha estimada de entrega de su compra.
Las empresas minoristas utilizan estos sistemas para agilizar y automatizar el proceso de ventas, evitando errores al verificar datos en distintas fuentes y procesar facturas manualmente. Normalmente, estos sistemas ofrecen actualizaciones sobre el estado del cumplimiento, métodos de pago, opciones de envío, devoluciones e incluso el historial de pedidos del usuario.
Beneficios
Adoptar un sistema eficiente de gestión de pedidos ofrece numerosas ventajas para las empresas que desean optimizar sus envíos y elevar la satisfacción del cliente. Entre los beneficios más destacados están:
- Control de Inventario: Con un OMS, se puede conocer el estado de las existencias, los productos en tránsito y las solicitudes actuales, lo que evita urgencias en el transporte y un exceso de stock de seguridad.
- Cumplimiento de Normas: Estos sistemas permiten establecer directrices que ayudan a alinear las operaciones con los objetivos de la organización.
- Planificación de Entregas: Sincronizar la demanda con el inventario y los recursos permite una gestión más eficiente de las solicitudes de los clientes.
- Seguimiento: Los clientes pueden rastrear en tiempo real el estado de su pedido, saber cuándo llegará y si hay problemas con la entrega. Estos sistemas facilitan el seguimiento continuo.
Funcionamiento de un Sistema de Gestión de Envíos
Un software de gestión de pedidos proporciona una visión integral del inventario disponible en almacenes propios, tiendas, proveedores externos o empresas 3PL. Esto simplifica la planificación al gestionar la recepción, validación y entrega de pedidos, incluyendo el picking y el empaquetado. Los sistemas más avanzados también incorporan funciones como dropshipping, confirmación de envíos y comunicación directa con los clientes.
Además de coordinar la preparación y entrega, los OMS comparten datos con los sistemas financieros para agilizar los pagos y están preparados para manejar la logística inversa, es decir, las devoluciones desde diversos canales.
Aspectos a Considerar
Existen tendencias recientes que mejoran el servicio al cliente pero complican la gestión de pedidos. Es fundamental considerar estas tendencias al seleccionar un sistema:
- Multicanalidad: Implica la utilización de múltiples tiendas físicas, puntos de venta y centros de llamadas para procesar pedidos. En este modelo, las interacciones y transacciones no se integran entre los distintos canales.
- Estrategia Omnicanal: Permite a los usuarios cambiar de canales de manera fluida. Por ejemplo, se puede comprar en línea, modificar el carrito desde un móvil y recoger el pedido en una tienda física.
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